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Mais detalhes.
O Almoxarifado:
1) Conceituação:
O lugar destinado à guarda e conservação de materiais que ao mesmo tempo deve garantir: A segurança, a conservação, a inviolabilidade física e o rápido acesso aos mesmos...
“O almoxarifado é a unidade administrativa responsável pelo controle e pela movimentação dos bens de consumo, que são registrados de acordo com as normas vigentes.” (AUDIN, 2006).
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2) Histórico:
“Desde os mais remotos tempos, quando ocorreu a invasão árabe
na Península
Ibérica e a palavra "al-xarif" designava a pessoa de confiança
do Sultão, responsável pela guarda dos bens do seu senhor, a atividade
de almoxarifado já era exercida. A própria origem da palavra almoxarife,
vem daquele vocábulo que através de metaplasmos de transformação,
chegam assim até os nossos dias, gerando também o nome do setor,
ou da atividade - Almoxarifado.”
(Viana, 2000).
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3) Principais operações:
a) Recebimento de materiais (entrada).
b) Entrega de materiais (saída).
c) Manter atualizados os dados referentes aos materiais (organização).
a) O recebimento de materiais pode ser dividido em quatro fases:
a.1) Entrada de materiais: É iniciada na recepção dos veículos de entrega, encaminhamento até a conferência, verificação da existência ou não de pedido de compra e verificação se o declarado na nota-fiscal corresponde ao pedido.
a.2) Conferência quantitativa: Verifica se a quantidade informada pelo fornecedor na nota-fiscal é a mesma que está sendo entregue. Muitas empresas utilizam para esse processo o método de “conferência por acusação” ou “contagem cega” pelo qual primeiro é feita à contagem do material entregue para depois realizar o confronto com o declarado na nota-fiscal (muitos acreditam que esse método reduz os níveis de distorção nas contagens).
a.3) Conferência qualitativa: Verifica a integridade dos materiais, se os mesmos estão em acordo com o contratado, sua validade e demais detalhes.
a.4) Regularização: É o fim do processo de recebimento. Se foi, constatado algum erro durante as conferências quantitativa ou qualitativa, é nesse ponto que devemos decidir pela devolução dos mesmos, acusando no verso da nota-fiscal o motivo da devolução a data e a hora do fato (carimbando e assinando abaixo). Se a conferência foi considerada “Ok!”, depois de assinado o canhoto da nota-fiscal acusando o recebimento (para o fornecedor) devemos iniciar o processo de regularização, catalogação e armazenagem dos materiais.
b) A entrega de materiais (saída): Existe uma constante obrigação de manter os materiais íntegros e disponíveis... A entrega dos materiais é iniciada por uma “requisição de materiais”, seguida da verificação da mesma e da disponibilidade do material. O mais importante não só desse ponto, mas de toda operação do almoxarifado é a devida organização, não só dos materiais, mas de todas as informações e documentos pertinentes aos mesmos. Lembrem-se: “Depois da entrada do material ou você apresenta o mesmo ou suas devidas requisições de saída... ORGANIZAÇÃO é uma palavra chave”.
c) Manter atualizados os dados referentes aos materiais: ORGANIZAÇÃO E ATENÇÃO aos materiais e processos.
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4) A importância do almoxarifado:
"Atualmente, restou muito pouco da antiga idéia de depósito, quase sempre o pior e mais inadequado local da empresa, onde os materiais eram acumulados de qualquer forma, utilizando-se mão-de-obra desqualificada e despreparada..." (VIANA, 2000).
Imaginem uma grande caravana comercial... Dezenas de mercadores com carroças, cavalos e camelos que percorriam as cidades vendendo seus produtos... Atendendo necessidades e realizando sonhos... Agora pense na importância do responsável pelo armazenamento e controle dos materiais e produtos dessa caravana...
Com o passar dos anos essa importância foi esquecida... Como resultado tínhamos o almoxarifado como o pior lugar da empresa... O lugar mais escondido... Muitas vezes uma sala úmida e fedorenta, que pelo simples fato de ninguém querer utilizar, virava depósito de materiais... O pessoal que trabalhava nessas salas... Bem, o pessoal era o mais desqualificado possível... Nessa época, o almoxarifado cheirava a mofo e encontrar alguma coisa lá dentro era tarefa difícil.
Agora, imaginem o resultado desse descaso...
Com o passar do tempo e com o acirramento da concorrência, a importância do almoxarifado começou a ser percebida novamente... Fatores como: Custo, higiene e a necessidade crescente de velocidade e efetividade nas operações comerciais e logísticas, fizeram com que tanto o lugar destinado ao depósito de materiais quanto os profissionais envolvidos passassem a ocupar um lugar de importância na operação industrial e comercial. Estamos na era da logística e da informática... Atualmente até os pequenos depósitos tem algum tipo de programa para facilitar a contagem e o balanço de entrada e saída de materiais... Os códigos de barra podem fazer verdadeiros milagres. A entrada de um produto é registrada com um simples leitor ótico e a saída é dada ao produto ser vendido, lá mesmo, na área de venda.
Os avanços da informática ainda irão trazer muitos benefícios para essa área. Teremos uma integração ainda maior entre os diversos departamentos. A tendência natural é pela redução dos níveis de estoque... O ideal é que as empresas recebam e produzam os produtos e materiais no momento exato de sua necessidade... Just-in-time...
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5) Perfil do Almoxarife e de seu pessoal:
O exame, registro, liberação e controle de materiais é uma função extremamente técnica que requer pessoal treinado e especializado. Honestidade, organização, qualificação e agilidade (velocidade) são requisitos básicos.
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6) A tecnologia da informação (TI) e o almoxarifado:
Os avanços da tecnologia da informação vêm trazendo inúmeros benefícios para os almoxarifados, um dos principais é proporcionado pela utilização dos códigos de barra, que permitem o rápido registro de entrada, saída e conferência de materiais. Esse mesmo processo pode acionar todo um sistema que alerte para necessidade de compra ou até mesmo alerte para a necessidade de entrega o próprio fornecedor (just-in-time)...
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7) O Lay-out do almoxarifado:
“Lay-out, ou arranjo físico é a maneira como os homens, máquinas e materiais estão dispostos dentro de um Almoxarifado...” (VIANA,2000).
Fatores de lay-out:
a) Os principais pontos:
a.1) Segurança.
a.2) Disponibilidade de materiais.
a.3) Condições ambientais.
a.4) Possibilidade de expansão, ao mesmo tempo que presa pela economia
racional do espaço do parque fabril/ empresarial.
a.5) Possibilidade de separação de materiais como: Alimentos,
não alimentos, perecíveis, perigosos etc.
b) O projeto de lay-out:
No projeto de lay-out devem ser levados em conta (além dos principais pontos listados acima) fatores como: Tamanho e volume dos produtos armazenados, tamanho dos paletes e máquinas utilizados, número de funcionários e maquinas que serão utilizadas, acesso aos produtos e ao próprio espaço físico do almoxarifado, entre outros fatores...
c) Objetivos de um projeto de lay-out:
c.1) Redução de custos.
c.2) Maior segurança para os funcionários.
c.3) Otimização do fluxo interno de mercadorias, funcionários
e máquinas (agilidade).
c.4) Maior capacidade para estocagem de materiais.
c.5) Separação de materiais conforme sua natureza, entre outros
fatores...
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